Защо всеки автопарк се нуждае от отчет за техническо обслужване
Поддръжката на автопарк става скъпа, когато информацията е разпръсната. Един шофьор съобщава за предупредителна лампа по телефона, една фактура за ремонт остава в счетоводството, едно диагностично сканиране е записано на лаптоп в сервиза, а едно напомняне за обслужване е написано на бяла дъска. Когато това се случва, мениджърът на автопарка не може да види реалното състояние на превозните средства.
Добрият отчет за техническо обслужване на автопарка събира важната информация на едно място: пробег, разходи за гориво, дати за предстоящо обслужване, престой, повтарящи се неизправности, разходи за ремонт и следващи действия. Отчетът не трябва да бъде сложен. Той трябва да се актуализира редовно и да се използва за вземане на решения.
Това ръководство обяснява как да изградите практичен отчет за техническо обслужване на автопарк за търговски превозни средства, бусове, смесени автопаркове и автопаркове, управлявани от сервиз. Показва също и как софтуер за автопаркове като Solera Automotive Commercial Fleet абонамент може да подпомогне отчитането и планирането на поддръжката.
Целта на отчета за техническо обслужване на автопарка
Целта не е да се създава документация заради самата нея. Целта е да се намали престоят на превозните средства, да се контролират разходите за ремонт и да се идентифицират проблемите, преди да се превърнат в аварии.
Един полезен отчет за автопарка трябва да отговаря на следните въпроси:
- Кои превозни средства са налични днес?
- Кои превозни средства са извън движение?
- Кои превозни средства предстои да бъдат обслужени?
- Кои превозни средства имат повтарящи се неизправности?
- Кои превозни средства струват повече от очакваното?
- Кои ремонти трябва да бъдат планирани следващи?
- Кои проблеми са спешни и кои могат да бъдат планирани?
Ако отчетът не помага да се отговори на тези въпроси, той вероятно е прекалено сложен или му липсват правилните полета.
Основни полета за отчет за техническо обслужване на автопарка
Започнете с проста таблица. Всяко превозно средство трябва да има един ред и ясна информация за статуса.
- Номер в автопарка или вътрешен идентификатор на превозното средство
- Регистрационен номер
- Марка и модел на превозното средство
- VIN при необходимост за вътрешни цели
- Текущ пробег или моточасове
- Дата на последното обслужване
- Пробег при последното обслужване
- Дата на следващото обслужване
- Пробег при следващото обслужване
- Открити дефекти
- Текущи диагностични кодове за неизправности (DTC)
- Маркер за повтаряща се неизправност
- Часове или дни престой
- Разходи за гориво или тенденция в потреблението на гориво
- Разходи за ремонт през текущия месец
- Разходи за ремонт от началото на годината
- Назначен техник или сервиз
- Следващо действие
- Краен срок за действие
- Статус на превозното средство
Не добавяйте твърде много полета в началото. Основен отчет, който се актуализира всяка седмица, е по-ценен от сложен отчет, който никой не поддържа.
Препоръчителни статусни обозначения за превозните средства
Използвайте ясни статусни обозначения, за да могат диспечерите, сервизът и ръководството да разберат отчета бързо.
- Налично: превозното средство може да се използва нормално.
- Предстои обслужване: обслужването трябва да бъде планирано.
- Просрочено обслужване: превозното средство се нуждае от незабавно внимание.
- Докладван дефект: шофьорът или проверката е установила проблем.
- В диагностика: сервизът проучва проблема.
- Изчакване на части: ремонтът е забавен поради доставка на части.
- Извън движение: превозното средство не може да се използва.
- Повтаряща се неизправност: същият или свързан проблем се е върнал.
Простите обозначения правят отчета полезен по време на ежедневните оперативни срещи.
Показател 1: Пробег и моточасове
Пробегът или моточасовете трябва да се актуализират редовно. Това е основата на превантивната поддръжка. Без точен пробег планирането на обслужването става реактивно и превозните средства по-лесно пропускат интервалите за поддръжка.
Проследявайте:
- текущ пробег;
- пробег от последното обслужване;
- оставащ пробег до следващото обслужване;
- среден месечен пробег;
- превозни средства с необичайно увеличение на пробега.
За превозни средства, които работят на празен ход продължително, моточасовете може да са по-полезни от пробега самостоятелно.
Показател 2: Разходи за гориво и тенденция в потреблението
Разходите за гориво не са само финансов показател. Те могат да бъдат и ранен сигнал за предупреждение. Промяна в потреблението на гориво може да сочи към механични проблеми, проблеми с налягането в гумите, поведение на водача, промени в маршрута, проблеми с регенерацията на DPF или неизправности на сензори.
Отчетът трябва да проследява:
- разходи за гориво по превозно средство;
- тенденция в потреблението на гориво;
- разлика между сходни превозни средства;
- внезапно увеличение на потреблението;
- превозни средства, нуждаещи се от проверка поради промяна в потреблението на гориво.
Не правете изводи въз основа на един резервоар гориво. Търсете повтарящи се модели в продължение на няколко седмици или по сходни маршрути.
Показател 3: Престой
Престоят е един от най-важните показатели за техническо обслужване на автопарка. Само разходите за ремонт не показват пълното въздействие на даден проблем. Евтин ремонт може пак да бъде скъп, ако превозното средство е недостъпно за два дни.
Проследявайте престоя по причина:
- изчакване на диагностика;
- изчакване на части;
- изчакване на свободен капацитет в сервиза;
- ремонт в процес на изпълнение;
- разследване на повтаряща се неизправност;
- авария или каросерийен ремонт;
- планирана поддръжка.
Когато престоят е видим, мениджърът на флота може да подобри процесите, планирането на части и графика на сервиза.
Показател 4: Повтарящи се неизправности
Повтарящите се неизправности трябва да бъдат ясно маркирани. Повтаряща се неизправност често означава, че първоначалният ремонт не е отстранил основната причина, диагностичният процес е бил непълен или превозното средство има по-дълбок системен проблем.
Примери за повтарящи се неизправности:
- предупреждение за DPF, което се появява отново след регенерация;
- грешки за AdBlue или NOx, които се появяват отново след изчистване на кодовете;
- грешка на ABS сензор, която се появява отново след смяна на сензора;
- предупреждение за батерия, което се появява отново след ремонт на зарядната система;
- пропуски на двигателя, които се появяват отново след смяна на бобина или инжектор;
- грешка в комуникацията, която се появява отново след нулиране на модул.
Повтаряща се неизправност не трябва да се третира като нов случаен проблем. Тя трябва да задейства по-задълбочен диагностичен преглед, включващ проверка на окабеляването, технически данни, сервизни бюлетини, инспекция на конектори и история на ремонтите.
Показател 5: Разходи за ремонт по превозно средство
Разходите за ремонт трябва да се преглеждат месечно и от началото на годината. Един скъп ремонт не означава непременно, че превозното средство е лошо, но модел на повтарящи се ремонти може да покаже, че то става ненадеждно или неподходящо за маршрута.
Проследявайте:
- разходи за ремонт през текущия месец;
- разходи за ремонт от началото на годината;
- разход на миля или километър;
- превозни средства с най-високи разходи;
- ремонти, свързани с повтарящи се неизправности;
- превозни средства, препоръчани за планиране на замяна.
Това помага на ръководството да реши дали да ремонтира, наблюдава или замени дадено превозно средство.
Формат на седмичния отчет за флота
Седмичният отчет трябва да е насочен към оперативната дейност. Той трябва да е достатъчно кратък за бърз преглед.
- Налични превозни средства днес
- Превозни средства извън движение
- Превозни средства в изчакване на части
- Превозни средства с предстоящ сервиз в следващите 7 до 14 дни
- Нови дефекти, докладвани от шофьорите
- Повтарящи се неизправности, докладвани тази седмица
- Спешни действия за сервиза или мениджъра на флота
Този отчет помага на бизнеса да планира наличността на превозните средства и да избягва изненади.
Формат на месечния отчет за флота
Месечният отчет трябва да е насочен към разходите и тенденциите.
- Общи разходи за поддръжка по превозно средство
- Общ престой по превозно средство
- Разходи за гориво и тенденция в потреблението на гориво
- Най-чести повтарящи се неизправности
- Просрочени сервизи
- Превозни средства с нарастващи разходи за ремонт
- Превозни средства, препоръчани за инспекция
- Превозни средства, препоръчани за преглед на замяната
Този отчет подпомага управленските решения, а не само планирането на сервизния график.
Докладване на дефекти от шофьорите
Отчетът за флота е толкова добър, колкото информацията, която постъпва в него. Шофьорите трябва да разполагат с прост начин за докладване на дефекти. Отчетът трябва да разграничава незначителни проблеми от критични за безопасността.
Полезни категории дефекти за шофьорите включват:
- спирачки;
- кормилно управление;
- гуми;
- светлини;
- предупредителни светлини;
- течове на флуиди;
- работа на двигателя;
- шум или вибрация;
- повреди по каросерията;
- проблеми с комфорта на шофьора.
Всеки докладван дефект трябва да има отговорник и краен срок. Дефект без отговорност е просто бележка.
Как данните за ремонти подпомагат поддръжката на флота
Отчетността на флота показва какво изисква внимание. Данните за ремонти помагат на сервиза да изпълни работата правилно. За сервизни процедури, техническа информация, схеми на окабеляване и работен процес по ремонта, сервизите могат да разгледат WorkShopData Cars или WorkShopData Cars and Truck в зависимост от нуждите за покритие на превозни средства.
За планиране на ниво флот, отчетност и видимост на поддръжката, разгледайте Solera Automotive абонамент за търговски флот.
Контролен списък за поддръжка на флота
- Актуализирайте пробега или моточасовете всяка седмица.
- Маркирайте превозните средства с предстоящ и просрочен сервиз.
- Проследявайте престоя отделно от разходите за ремонт.
- Маркирайте незабавно повтарящите се неизправности.
- Преглеждайте тенденциите в потреблението на гориво месечно.
- Назначавайте отговорник за всеки дефект.
- Записвайте разходите за ремонт по превозно средство.
- Използвайте месечните отчети за планиране на замяната.
- Съхранявайте диагностичните сканирания и бележките за ремонти, свързани с досието на превозното средство.
Често задавани въпроси
Кой е най-важният показател за поддръжка на флота?
Престоят е един от най-важните показатели, тъй като показва кога дадено превозно средство не е налично за работа. Пробегът, статусът на сервиза, тенденцията в потреблението на гориво и повтарящите се неизправности също трябва да се проследяват.
Колко често трябва да се актуализира отчетът за поддръжка на флота?
Оперативният статус трябва да се актуализира седмично или ежедневно за активни флоти. Отчетите за разходи и тенденции обикновено се преглеждат месечно.
Защо повтарящите се неизправности трябва да се проследяват отделно?
Повтарящите се неизправности често показват, че първопричината не е отстранена. Проследяването им помага на сервиза да идентифицира по-задълбочени диагностични проблеми и да избегне многократна смяна на части.
Заменя ли флотският отчет данните за ремонт?
Не. Флотският отчет показва какво изисква внимание. Данните за ремонт помагат на техника да извърши правилния тест, обслужване или ремонтна процедура.
Добрият отчет за поддръжка на флота трябва да бъде прост, точен и ориентиран към действие. Той трябва да показва пробег, разходи за гориво, престой, повтарящи се неизправности и предстоящи сервизни дейности достатъчно ясно, за да могат сервизът и мениджърът на флота да вземат решения преди да настъпят повреди.
